I TiPS eFM Vedlikehold har brukeren mulighet til å registre observasjoner, tilstander, tiltak og prosjekter. Observasjoner som gjøres på befaringer er tenkt registrert av ikke faglig personell. Faglig personell tar stilling til innmeldte observasjoner og avgjør om observasjonen skal overføres til tilstand eller tiltak. Observasjoner, tilstander og tiltak, kan registreres enten på leieobjekt eller bygg.

• Objekter i eiendomsmodulen kan defineres som vedlikeholdsobjekter
• Valgfri detaljeringsgrad, fra bygg til den enkelte bygningsdel
• Tilstandsbeskrivelse baseres på NS3424
• Mulighet for å tilknytte bilder som supplerende dokumentasjon
• Systematikken kan tilpasses bærbare terminaler
• Levetid kan knyttes til tiltak
• Vedlikeholdsfrekvenser er grunnlag for periodiske tiltak/oppfølging
• Administrasjon av arbeidsordre/bestillinger
  

Objekter som er beskrevet i eiendomsmodulen er tilgjengelig som vedlikeholdsobjekter i TiPS eFM Vedlikehold. Det betyr at detaljnivå fritt kan velges, eksempelvis fra overordnede planer på byggnivå eller detaljert på bygningsdeler og utstyr.

• Observasjoner, registrering av avvik
• Tilstandsbeskrivelse
• Tiltaksplanlegging, kalkyle og gjennomføring
• Arbeidsordre
• Prosjekt
• Periodisk vedlikehold

Figuren viser en observasjon i TiPS eFM Vedlikehold

Vedlikeholdstiltak i TiPS eFM Vedlikehold

Vedlikeholdsplaner kan utarbeides uavhengig av tilstandsanalyse, selv om tiltak ofte baseres på en beskrevet tilstand. Om ønskelig kan tiltaksinformasjonen skrives ut i MS Word™ som en arbeidsordre og sendes til ansvarlig personell.

Observasjoner
I TiPS eFM Vedlikehold har brukeren mulighet til å registre observasjoner eller avvik. Observasjoner som gjøres på befaringer er tenkt registrert av ikke faglig personell. Faglig personell tar stilling til innmeldte observasjoner og avgjør om observasjonen skal overføres til tilstand eller tiltak.

Tilstandsbeskrivelse
NS3424 (Tilstandsanalyse av byggverk) ligger til grunn for funksjonen for beskrivelse av tilstander. De klassifiseres etter NS3451 (Bygningsdelstabellen) med bruk av tilstandsgrad og konsekvensgrad som grunnlag for prioritering av tiltak. En vedlikeholdstilstand vil normalt gi uttrykk for grad av svikt i forhold til et definert kvalitetsnivå.
Tilstandsbeskrivelser kan suppleres med fotografisk dokumentasjon, etc. Systematikken kan tilpasses bruk av ulike forsystemer for å effektivisere datafangsten, eksempelvis strekkodelesere og andre bærbare terminaler.

Tiltaksplanlegging
Kalkulering og beskrivelse av tiltak kan skje på grunnlag av eksisterende tilstandsbeskrivelser eller med utgangspunkt i standard beskrivelsestekster. Det er også mulig å knytte levetid til tiltaket. Tiltaksbeskrivelsen kan tilrettelegges som anbudsgrunnlag for innhenting av eksterne tilbud, analogt med en byggeteknisk beskrivelse. Vedlikeholdstiltak danner også grunnlag for statusrapportering av kostnader og forbruk.

Periodisk vedlikehold
En periodisk vedlikeholdsbeskrivelse består av tiltak med gjentagende frekvenser. Vedlikeholdsfrekvensen kan oppgis på uke, måneds eller årsbasis. Systemet produserer arbeidsordre som grunnlag for oppfølging av periodiske aktiviteter.

Arbeidsordre
Arbeidsordre er knyttet til tilstand og tiltak. Systemet administrerer standard arbeidsordre, som akutte jobber fra tilstand eller tilknyttet planlagte vedlikeholdstiltak. Arbeidsordre kan også benytte en enkel funksjon for time- og kostnadsoppfølging

Prosjekt
Et prosjekt er en metode for å gruppere tiltak (eventuelt tilstander). Prosjektet defineres med en start og en sluttdato, og følges opp økonomisk og faglig gjennom sine tilknyttede tiltak.